Administratieve lasten: tijdperk schrapsessies voorbij
Het ministerie van VWS laat onderzoeken wat er gebeurt als de administratietijd niet meer dan 20 procent van de werktijd mag innemen. Daarmee kiest minister Fleur Agema voor een andere insteek tegen de regeldruk. Administratieve lasten worden niet meer tegengegaan met schrapsessies, maar door een maximale tijd in te stellen.
Een concrete uitwerking door VWS van deze denkrichting is de gunning van het onderzoek ‘maximaal 20 procent administratie in de zorg’ aan adviesbureau Berenschot. Berenschot gaat medewerkers per administratieve taak vragen aan te geven hoeveel tijd ze eraan besteden en of ze die tijd bestempelen als: ‘zinvol’, ‘niet-zinvol’ of ‘zinvol, maar moet anders’. Daarna wordt gekeken welke taken passen binnen 20 procent administratietijd en hoe die het best uitgevoerd kunnen worden. Waar kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van digitalisering? De onderzoekers van Berenschot vragen de medewerkers te redeneren vanuit kwaliteit van zorg, de eigen behoefte en die van de patiënt, niet vanuit het systeem of de regels. Berenschot bekijkt tot slot wat nodig is om tot deze gewenste situatie te komen en verwerkt dit tot een ‘actieplan’.
Het onderzoek wordt uitgevoerd in opdracht van de ‘Regiegroep Aanpak Regeldruk’ die onder leiding staat van de twee ‘speciaal gezanten’ Toosje Valkenburg en Stephan Valk; in de wandelgangen ook wel ‘de Valken’ genoemd. Naast het onderzoek van Berenschot wil Agema zorginkoopcontracten uniformeren en het meervoudig gebruik van data mogelijk maken om de administratieve lasten aan te pakken.
Het onderzoek gaat verder dan ‘snappen en schrappen’. De persvoorlichter van Agema stelt: “Hoewel (Ont)Regel de Zorg ooit is begonnen met schrapsessies en hieruit voortvloeiend meer dan 130 actiepunten zijn opgelost, is enkel schrappen symptoombestrijding en leidt dit niet tot duurzame verandering.”
Wet van Parkinson
Het percentage van 20 procent is niet uit de lucht gegrepen. Zorgmedewerkers in de langdurige zorg besteden nu 36 procent van hun tijd aan administratieve taken. Medewerkers zelf vinden 23 procent acceptabel, zo blijkt uit de jaarlijkse Enquête Administratieve Tijdsbesteding door Berenschot. Berenschot pleit al langer voor het maximeren van de administratietijd tot 20 procent. Managing director van Berenschot Marvin Hanekamp haalt in dit verband graag de ‘Wet van Parkinson’ aan die stelt dat de tijd die wordt besteed aan een taak, uitdijt naar de tijd die ervoor beschikbaar is. Dat stopt pas als de tijd die besteed mag worden aan administratie wordt gemaximaliseerd. Hanekamp: “De vraag is dan welke administratieve taken medewerkers blijven doen en welke niet meer?”
Dat idee vond weerklank bij Agema. Zeker omdat Berenschot vorig jaar becijferde dat het personeelstekort in de langdurige zorg opgelost zou zijn als de administratieve tijdsbesteding daalt naar 26 procent. In het Regeerprogramma van het kabinet Schoof staat dan ook dat als de administratietijd teruggebracht wordt tot 20 procent van de werktijd, het personeelstekort voor de komende jaren is opgelost.
Vertrouwen
Ageeth Ouwehand, een van de auteurs van het advies ‘Is dit wel verantwoord?’ van de Raad voor Volksgezondheid & Samenleving (RVS), denkt dat deze nieuwe aanpak alleen effectief is als ook aan de kern van het probleem wordt gewerkt. “Als dit vraagstuk niet vanuit een systemische benadering wordt aangepakt, bestaat het risico dat alleen oppervlakkige, instrumentele maatregelen worden genomen. Deze kunnen wellicht tijdelijk enig effect hebben, maar pakken de kern van het probleem niet aan. We moeten werken vanuit vertrouwen, in plaats van wantrouwen en alleen verantwoording afleggen over door de overheid gestelde maatschappelijke opgaven.”
Daadkracht
Hanekamp van adviesbureau Berenschot benadrukt dat het stellen van een maximum aan administratietijd inderdaad ook een andere benadering is dan die van de afgelopen jaren met het programma (Ont)regel de zorg. “We gaan het niet redden met alleen techniek of het ‘snappen en schrappen’ van de afgelopen jaren. We kennen inmiddels de onderliggende mechanismen die leiden tot administratieve belasting. Het vereist bovenal een gedeelde visie op de oplossingen, samenwerking, regie, lef, vertrouwen en daadkracht.”
Agema benadrukt ook het vertrouwen. “Met deze veldbevraging staat het vertrouwen in zorgverleners centraal. Zorgverleners weten immers zelf welke administratie zinnig en nodig is om vast te leggen over de geleverde zorg en de kwaliteit daarvan”, aldus de persvoorlichter van Agema.
Escalatieladder
De vraag blijft wel wat Agema gaat doen met de actielijst -die mei 2025 wordt verwacht- van Berenschot. Agema’s persvoorlichter: “Waarschijnlijk levert de actielijst dilemma’s op waar overeenstemming over bereikt zal moeten worden. Als dat niet lukt hebben de speciaal gezanten en leden van de Regiegroep afspraken gemaakt over een ‘escalatieladder’ waarmee, indien nodig, uiteindelijk besluitvorming plaatsvindt tussen verzekeraars, bestuurders en bewindspersonen van VWS die betrokken zijn bij Integraal Zorgakkoord (IZA) via het Bestuurlijk Overleg.”
Vooralsnog heeft het ministerie van VWS zelf al heel veel moeite gehad om bij de eigen wet- regelgeving en beleid rekening te houden met de administratieve lasten die nieuwe wetten met zich meebrengen. Alle voorgestelde wet- en regelgeving van VWS wordt ter advies voorgelegd aan het Adviescollege Toetsing Regeldruk (ATR), maar het college concludeerde vorig jaar dat de eigen adviezen lang niet altijd werden overgenomen door het toenmalige kabinet.
Bron: Zorgvisie.nl