Kwaliteitssysteem zorg: de complete handleiding voor zzp’ers (Wkkgz, verplichtingen en praktijk)
Als zzp’er in de zorg ben je niet alleen zorgprofessional. Je hebt drie rollen ineen en één van die rollen is de rol van zorgaanbieder. Dat betekent dat je onder de Wkkgz (Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg) en de Wtza (Wet toetreding zorgaanbieders) valt en moet werken met een kwaliteitssysteem zorg. Voor zelfstandig zorgverleners kan dat in het begin voelen als iets wat veel met administratie te maken heeft. Toch is een kwaliteitssysteem veel meer dan een juridische verplichting. Het is als ondernemer in de zorg echt de moeite waard om hierin bij aanvang van jouw ondernemerschap, maar ook door de jaren heen (blijven) te verdiepen. Wanneer je het goed organiseert, is het kwaliteitssysteem het fundament van jouw professionele standaard, veiligheid, verantwoording en ondernemerschap.
In dit kennisartikel lees je
- Waarom een kwaliteitssysteem verplicht is voor zzp’ers in de zorg;
- Welke onderdelen het moet bevatten;
- Waar de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) op let;
- Hoe je als zzp’er in de zorg het kwaliteitssysteem praktisch opbouwt en inzet in je dagelijkse werk.
Waarom zzp’ers in de zorg een kwaliteitssysteem moeten hebben
Sinds de invoering van de Wkkgz in 2016 en later in 2022 de Wtza geldt dat ook zzp’ers in de zorg gezien worden als zorgaanbieder. Het maakt hierbij niet uit hoe jij werkt. Of je nu eigen cliënten hebt of werkt in onderaannemerschap; zolang jouw handelen invloed kan hebben op de veiligheid, gezondheid en het welzijn van de patiënt of cliënt, val jij als zorgaanbieder onder deze wetgeving. De Wkkgz stelt onder andere dat zorgaanbieders goede en veilige zorg moeten leveren, doorlopend bezig zijn met kwaliteit en verbetering, transparant zijn over fouten of incidenten en klachten tijdig afhandelen. Er wordt dus van jou als zorgaanbieder best wel wat verwacht rondom professionele, aantoonbare en toetsbare standaarden. Dat vraagt naast vakbekwaamheid ook om andere competenties zoals systematisch leren en verbeteren, risico’s herkennen, incidenten registreren, beleid voeren en verantwoording afleggen als dat nodig is.
Je bent als zzp’er in de zorg daarom niet alleen vakbekwaam, maar ook verantwoordelijk voor hoe je jouw zorgonderneming inricht. In een kwaliteitssysteem registreer je dat je zorg levert volgens professionele standaarden. Een kwaliteitssysteem ondersteunt ook jouw ondernemerschap. Het maakt jouw werkwijze transparant, betrouwbaar en aantoonbaar wat vertrouwen op kan leveren bij opdrachtgevers.
Als zzp’er ben jij verantwoordelijk voor de zorg die jij levert. Een kwaliteitssysteem laat zien dat je bewust werkt, verantwoordelijkheid neemt en jouw zorg professioneel organiseert.
Wat is een kwaliteitssysteem in de zorg?
Een kwaliteitssysteem is een gestructureerd dossier van processen, procedures en documenten waarmee kwaliteit en veiligheid wordt georganiseerd, geborgd en verbeterd. Meestal kennen zorgprofessionals in loondienst kwaliteitssystemen vanuit hun werkgever of zorgorganisatie. Vaak zijn dit uitgebreide systemen die beheerd worden door de afdeling kwaliteit. Maar voor zelfstandige zorgverleners werkt dat anders. Niet op de inhoud, maar vooral op de omvang. Een kwaliteitssysteem voor zzp’ers in de zorg moet compact en overzichtelijk zijn en praktisch ingericht en toepasbaar. Juist dit verschil biedt kansen voor jouw ondernemerschap. Want je kunt je als ondernemer onderscheiden met jouw kwaliteitssysteem. Het maakt zichtbaar wat de kritische processen zijn binnen jouw onderneming en wat goed geregeld moet zijn, wat moet je bewaken en wanneer moet je bijsturen. Het helpt je om systematisch bezig te zijn met kwaliteit; cliëntdossiers, protocollen, incidenten, klachten en scholing. Voor cliënten of opdrachtgevers is het een bewijs dat jouw zorg professioneel, veilig en georganiseerd is. Dat kan een voordeel zijn bij contracten, opdrachten of samenwerkingen.
Groot verschil met loondienst
Ook onderscheid je je met een eigen kwaliteitssysteem in jouw onderneming van zorgprofessionals in loondienst. Want waar in loondienst dat allemaal geregeld is, moet jij daar als zelfstandig ondernemer zelf voor zorgen. En dat kan jouw ondernemerspositie versterken richting bijvoorbeeld de Belastingdienst. Je laat zien dat je (ondernemers)risico’s herkent en beheerst en vanuit daar inzet op het voorkomen van klachten en calamiteiten. Zo werkt een kwaliteitssysteem controlerend en beschermend voor jou als zorgondernemer en draagt het bij aan jouw ondernemerschap.
Voldoen aan het kwaliteitssysteem volgens de Wkkgz: dit moet je regelen
Het hebben van een kwaliteitssysteem als zorgaanbieder is één van de eisen uit de Wkkgz. Hoewel de wet zelf niet per se uitgaat van gedetailleerde protocollen, verwacht het van jou als zelfstandig zorgprofessional wel om een degelijke borging en aantoonbaarheid van kwaliteit, veiligheid en leerprocessen. Hieronder lees je de belangrijkste onderdelen waaraan jouw kwaliteitssysteem dient te voldoen en hoe sommige eisen hierin samenvallen.
Bevoegdheid, bekwaamheid en deskundigheid
De Wkkgz stelt dat een zorgaanbieder aantoonbaar bevoegd en bekwaam dient te zijn. Als zorgaanbieder moet je kunnen aantonen welke diploma’s je hebt, welke scholingen je volgt, hoe je bekwaam (en bevoegd) blijft in voorbehouden en risicovolle handelingen en dat je zorg verleent die past bij jouw opleidingen en ervaringen. Dit kun je bijvoorbeeld organiseren door een kwaliteitsregister, een portfolio of eigen documentatie in bijvoorbeeld een actueel persoonlijk dossier in je kwaliteitssysteem.
Opleidingsplan
Hoe je jouw bekwaam- en bevoegdheden als zelfstandig zorgprofessional organiseert bepaal je zelf. Maar je moet kunnen aantonen dat je structureel blijft investeren in je deskundigheid. Een zorgprofessional in loondienst krijgt een aanbod vanuit de werkgever, als zelfstandig zorgverlener ligt die verantwoordelijkheid geheel bij jezelf. Een grote verantwoordelijkheid, maar ook interessant om je eigen opleidingsroute te bepalen. Belangrijk is wel dat je dit vastlegt in een opleiding- of scholingsplan. Hierin beschrijf je welke scholingen je in een (kalender)jaar gaat volgen, wanneer en wat dit bijdraagt aan jouw competenties.
Clientdossier, zorgplan en rapportages
Hoe registreer jij zorg? Denk aan het zorgdossier, het zorgplan en rapportages. Als zorgaanbieder dien jij in bezit te zijn van een zorgdossier. Dan kan op papier of digitaal. Heb jij eigen cliënten en beheer jij zelf een eigen zorgplan? Hoe doe je dat dan? Of werk jij als onderaannemer en maak je in overeenstemming met jouw opdrachtgevers (deels) gebruik van hun registratiesystemen? De keuze is aan jou, alleen is het belangrijk en verplicht om vast te leggen hoe jij dit in jouw onderneming organiseert. Dit moet altijd inzichtelijk en toegankelijk zijn. Cliënten (of diens vertegenwoordiger) dienen namelijk altijd de mogelijkheid te krijgen om inspraak en inzage in het zorgdossier te hebben wanneer zij dat willen.
Protocollen en richtlijnen
Hoe jij werkt, welk beleid jij voert, wat je standaarden zijn en welke procedures en protocollen jij doorloopt bepaal je als zzp’er in de zorg allemaal zelf. Jouw manier van werken geef je een beschrijving. Volgens deze richtlijnen voer je werkzaamheden daadwerkelijk uit in de praktijk. Alle documenten horen gebundeld te zijn met vaststellingsdatum, eigenaar, evaluatiedatum, versienummer etc. Deze documenten evalueer je binnen bepaalde termijnen of je brengt wijzigingen aan als er veranderingen zijn. Zo blijft het overzichtelijk, actueel en toetsbaar.
Wanneer jij als zorgaanbieder werkt binnen een beroepsgroep die landelijke richtlijnen kent, moet je deze kennen en toepassen. Denk bijvoorbeeld aan Vilans of de meldcode. In je kwaliteitssysteem beschrijf je van welke partijen je gebruik maakt en hoe je dat doet.
Klachten, reflectie en registratie
Als zorgaanbieder moet je aangesloten zijn bij een klachten- en geschillenregeling. Je moet cliënten actief kunnen informeren over de procedures en over hun rechten van een klachtenregeling. Incidenten moeten altijd worden geregistreerd, ook wanneer een klacht hieruit voortkomt. Je voegt leerpunten en verbeteracties toe en legt deze vast om in de toekomst deze incidenten te kunnen voorkomen. Ernstige incidenten/calamiteiten moeten ook gemeld moeten worden aan de inspectie (IGJ).
De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) verwacht dat jij reflecteert op jouw handelen, je leert van klachten of incidenten en feedback bespreekt met jouw vakgenoten door bijvoorbeeld intervisies. Deze bijeenkomsten of activiteiten leg je vast in een document en voeg je toe aan het kwaliteitssysteem. Niet alleen registratie is dus verplicht, maar regelmatig reflecteren op je handelen, je werkwijze evalueren, leren van incidenten of klachten en verbeteracties doorvoeren hoort ook bij jouw taak als zorgaanbieder.
Risicoanalyse en risicobeheersing
Welke risico’s loopt jouw onderneming? Hoe ga jij om met privacy en informatieveiligheid? Hoe ga jij om met (medische) hulpmiddelen en laat je deze periodiek keuren? Wanneer jij een collega vraagt om een dienst over te nemen, hoe ga jij dan om met de vergewisplicht? In je kwaliteitssysteem beschrijf je deze onderwerpen.
Hoe je als zzp’er stapsgewijs een kwaliteitssysteem opzet
Als zzp’er in de zorg heb je geen beleidsafdeling, geen teamleider en geen interne kwaliteitsfunctionaris. Dit dien jij zelf te organiseren en het kwaliteitssysteem is daarbij een handig hulpmiddel. Het opzetten van een kwaliteitssysteem kan in het begin wat overweldigend lijken, zeker naast je dagelijkse zorgwerk. Maar een goed ingericht kwaliteitssysteem biedt ook voor jou als ondernemer een goed instrument om te ondernemen. Het brengt structuur in je werk, zodat je planmatig werkt. Het versterkt jouw professionaliteit naar opdrachtgevers en het toont betrouwbaarheid en veiligheid. Het stimuleert groei, want je hebt altijd een stevig fundament. Met een gestructureerde aanpak helpt een kwaliteitssysteem je onderneming beheersbaar en effectief te houden. Zo kun je beginnen.
Inventarisatie
Breng in kaart wat je tot nu toe al hebt geregeld en wat niet. Denk aan diploma’s, certificaten, een cliëntendossier, protocollen en jouw manier van werken.
Bouw een set documenten
Je kunt bijvoorbeeld gebruikmaken van een kwaliteitshandboek. Hierin zitten onder andere een format cliëntdossier, protocollen, klachtenregeling, meldformulieren incidenten, opleidingsplan, medicatiebeleid, risico-inventarisatie, beleid onvrijwillige zorg en nog veel meer.
Organiseer je documenten
Nu je al je documenten bij elkaar hebt kun je deze gaan ordenen. Je kunt gebruik maken van een mappenstructuur of een digitale cloud. Gebruik bij ieder document duidelijke versienummers, eigenaren, datum van vaststelling en evaluatie. Dat maakt het beheren en actualiseren van documenten overzichtelijker en gemakkelijker.
Maak werkwijzen en procedures praktisch en concreet
Een kwaliteitssysteem is geen statisch dossier. Het is een systeem dat in beweging is en het moet jouw werkwijze ondersteunen. Zorg dat je protocollen en procedures toepasbaar zijn zoals jij in de praktijk werkzaam bent. Een goed kwaliteitssysteem kun je gebruiken bij het accepteren of weigeren van opdrachten, bij intervisie en scholing, medicatieverstrekking en bij zekerheid over verantwoordelijkheden.
Registratie en evaluatie
Nu jouw kwaliteitssysteem is opgezet kun je het verder uitwerken, bijhouden en bijwerken. Dat doe je door bijvoorbeeld dossiers bij te houden, documenten te actualiseren, deel te nemen aan scholingen uit het opleidingsplan. Verbeterprocessen en intervisies te plannen, te reflecteren op jouw handelen en verbeteracties door te voeren. Jouw visie en missie te laten aansluiten op jouw manier van werken, nieuwe risico’s in kaart te brengen en ga zo maar door. Een kwaliteitssysteem is een levendig document dat meebeweegt met de groei en ontwikkeling van jouw zorgonderneming en dat aantoonbaar maakt.
Verschillende kwaliteitssystemen
Hoe je een kwaliteitssysteem inricht en welke hulpmiddelen je daarvoor gebruikt bepaal je zelf. Binnen het WTZA-abonnement van ZZP-erindezorg.nl krijg je via het portaal toegang tot een format kwaliteitshandboek wat de basis vormt voor jouw kwaliteitssysteem. Je kunt deze formats naar eigen inzicht inrichten met behulp van een online training.
Er zijn ook andere mogelijkheden zoals het Online Zorgprofessional Dossier (OZD). Het OZD is een digitaal kwaliteitssysteem dat zzp’ers helpt om met een kwaliteitssysteem te voldoen aan de Wkkgz. Het systeem biedt een gebruiksvriendelijke omgeving om je kwaliteitsdocumenten, verslaglegging en beleid vast te leggen, zodat je aantoonbaar professioneel en zelfstandig opereert. Het OZD is ontwikkeld om zzp’ers meer ondernemerschap te geven, de afhankelijkheid van zorginstellingen te doorbreken en ook richting Belastingdienst te laten zien dat je als echte ondernemer functioneert. Zodra je het kwaliteitsdocument hebt afgerond, genereert het OZD zelfs een eigen professionele website die jouw zorgondernemerschap zichtbaar maakt.
Het belangrijkste is dat je een kwaliteitssysteem kiest dat bij jouw manier van werken past en waarmee je aantoonbaar kan voldoen aan de wettelijke kwaliteitseisen.
Van verplichting naar vakmanschap: kwaliteit als fundament van jouw zorgonderneming
Een kwaliteitssysteem is dus een dynamisch onderdeel van jouw zorgondernemerschap. Of je nu werkt met een eigen format, een kwaliteitshandboek of een platform zoals het OZD; de kern is dat je bewust, aantoonbaar en professioneel zorg verleent. Door in standaarden te registreren, te reflecteren en te verbeteren, werk je niet alleen in lijn met de wetgeving, maar bouw je ook aan vertrouwen, vakmanschap en een duurzame positie als zelfstandig zorgprofessional. Zo leg je een stevige basis onder jouw kwaliteit van zorg en onder jouw duurzame toekomstbestendige zorgonderneming.
Bron: zzp-erindezorg.nl